Что такое матрица эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов

«Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Сервисы для планирования

Focus Matrix

Приложение построено на основе матрицы Эйзенхауэра.

Преимущества:

  • Интуитивно понятный интерфейс;
  • Красивый дизайн;
  • Фильтры поиска задач;
  • Можно устанавливать дедлайны и ставить теги;
  • Доступна Pro версия за 379 рублей.

Недостатки:

  • Нет руссификатора;
  • Только для IOS;
  • Реклама в бесплатной версии.

Taskman

Также построено на матрице Эйзенхауэра.

Преимущества:

Доступно 9 квадратов различной степени важности и срочности;
Есть иллюстрированные иконки;
Полностью бесплатное;
Можно прикреплять фото.

Недостатки:

  • Нет напоминаний;
  • Нельзя избавиться от рекламы;
  • Только для IOS.

Todoist

Самое популярное приложение для планирования в AppStore.

Преимущества:

  • Простой интерфейс;
  • Функциональность;
  • Повторяющиеся задачи;
  • Интеграция с gmail, google calender.

Недостатки:

Дороговизна подписки.

Asana

Трекер задач для личной и командной эффективности.

Преимущества:

  • Интуитивно понятный и приятный интерфейс;
  • Доступны десктопная и мобильная версии (IOS, Android);
  • Синхронизация с gmail;
  • Можно создавать несколько проектов и команд;
  • Настраиваемые цвета;
  • Множество функций от тайм-лайнов до аналитики;
  • Можно подобрать ценовой план в зависимости от потребностей.

Недостатки:

  • Отсутствует руссификатор;
  • Неудобная мобильная версия;
  • Только платные тарифы.

Trello

Программа для управления проектами небольших групп.

Преимущества:

  • Есть бесплатная версия;
  • Можно добавлять быстрые заметки;
  • Поддержка русского языка;
  • Доступны десктопная и мобильная версии (IOS, Android);
  • Многофункциональный.

Недостатки:

  • Непривычный интерфейс;
  • Сложный поиск сообщений.

Basecamp

Одна из первых платформ на рынке для полноценного управления проектами.

Преимущества:

  • Задачи по проекту в виде To-Do списков;
  • Многофункциональность;
  • Интеграция с google docs;
  • Удобная мобильная версия.

Недостатки:

  • Отсутствие русификации;
  • Высокая цена для малого бизнеса.

Пирамида логических уровней Дилтса

Также важно подумать, какой самый первый шаг вы можете предпринять, чтобы ваша существенная (продвигающая) сфера дошла до 10 баллов, т. е

до максимума.

И далее, используя пирамиду логических уровней Дилтса, посмотрите:

  • Насколько ваше окружение и способности могут вам в этом помочь?
  • Спросите себя, какие действия прямо завтра вам стоит предпринять, чтобы продвинуться в этом направлении?
  • Если вы совершите эти действия, кем будете себя ощущать? Какие у вас появятся ощущения?

Пирамида логических уровней Дилтса

И последнее, если вы сделаете этот шаг:

  • Что станет тогда возможным в вашей жизни? Что изменится?
  • И когда вы поймете, что изменится в вашей жизни, увидите, каково будет ваше мироощущение, кем вы сможете тогда стать?
  • Какие у вас появится способности и как изменится ваше окружение?

Когда появляется ощущение неудовлетворённости, отсутствует энергия и мотивация для действий, очень часто это значит, что мы находимся не там где нужно.

Как показала практика, не все это понимают сразу. Поэтому стоит использовать вышеописанные наглядные инструменты, чтобы увидеть всю картинку целиком, какая она есть на самом деле, а не сидеть в догадках, подозрениях и сожалениях о прожитой жизни.

Время переоценки ценностей — это то, что рано или поздно приходит к каждому.

Как это работает?

Основная цель данного подхода заключается в том, чтобы предоставить человеку возможность быстро, точно и однозначно распределять дела, разграничивая такие понятия как важность и срочность. Люди, хорошо понимающие, что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает, большую часть времени посвящают важным делам, своевременно решая все задачи и не доводя их до состояния срочности

Чтобы научиться эффективно использовать данный инструмент, придерживайтесь следующих несложных правил:

Намечайте список задач с вечера. Не нужно сразу заполнять матрицу. Достаточно набросать черновой вариант списка, чтобы утром переосмыслить его, дополнить и систематизировать. Можно записывать этот список на диктофон своего смартфона перед сном.

Сначала выписывайте все дела на один лист. Любую информацию проще анализировать и оценивать, если записать её и держать перед глазами в максимально наглядном виде

Со временем, когда вы научитесь быстро оценивать срочность и важность каждой задачи, этот пункт можно будет пропускать.

Просматривая списки, переоценивайте каждое дело. Не нужно постоянно править таблицу – излишний перфекционизм здесь может только навредить. Но переоценивая дела сегодня, вы сможете быстрее и точнее распределять их завтра.

Не расстраивайтесь, если приходится переносить часть дел на завтра. Матрица Эйзенхауэра для того и нужна, чтобы грамотно ранжировать задачи по приоритету и в первую очередь выполнять наиболее важные и срочные

А остальные можно переносить без угрызений совести.

Чтобы понять, как правильно классифицировать задачу, занося её в матрицу Эйзенхауэра, задайте себе следующие вопросы:

  1. Связана ли эта задача с приоритетными для меня ценностями? Если да, то это важная задача.
  2. Приведёт ли невыполнение данной задачи к негативным последствиям? Если да, то задача важная.
  3. Будет ли результат другим, если я выполню эту задачу не сегодня, а завтра? Если да, то задача срочная. Если же присутствует жесткий дедлайн или выполнить задачу завтра невозможно по иным причинам, она является первоочередной по срочности.
  4. Приведёт ли откладывание данной задачи к негативным последствиям? Утвердительный ответ также говорит о том, что задача срочная.

Ещё один важный совет: составляйте матрицу Эйзенхауэра так, чтобы в каждом квадранте оставалось свободное место для новых пунктов. Если не получается – берите лист большего размера или уменьшите размер почерка. Не забывайте, что ваше умение учитывать и предусматривать подобные мелочи многое о вас говорит.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть. Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра

К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить)

16-й совет тайм менеджмента. Берегите свое время

Скажите, что будет, если я вас попрошу взять 10 тыс. рублей и выкинуть их в помойку, сжечь, или просто отдать их кому–нибудь  без особой нужды.  Вы, подумаете, что я сумасшедший: как же просто так выкидывать деньги, мы же на их заработок потратили и силы и время.

А что, если так же начать относиться к своему времени: не выкидывать его в помойку, смотря телевизор и читая желтую прессу, проводить свое время с теми людьми, которые для вас важны.

Можете сделать простое упражнение: помните, в одной из статей мы говорили о том, сколько стоит час вашего времени. Подсчитайте, пожалуйста, сколько часов в неделю вы тратите на бесполезные и ненужные вещи. Теперь умножьте количество часов, на стоимость вашего времени. Посмотрите, какая сумма получилась! А  на какую сумму вы себя обкрадываете за месяц, за год?

Я предлагаю сделать упражнение не для того чтобы вы во всем видели деньги, а для того, чтобы вы просто смогли измерить то время которое проходит бесследно. Более того, я считаю, что время нужно больше проводить, концентрируясь на том, что тебе нравиться, а не на том, как больше заработать. Но иногда деньги являются очень хорошим измерителем.

Помните, насколько ценно ваше время во всех отношениях и пусть тайм менеджмент вам в этом поможет.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра – таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:


Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.


Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта. Также в ней есть две оси:

Ось срочности (по горизонтали)
Ось важности (по вертикали)

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь

Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно

Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

  • сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
  • честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
  • хотите оптимизировать временные затраты;
  • знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
  • прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Характеристика квадрантов

Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

А (важные и срочные задачи)

Если вы мастер в области планирования, то квадрант А будет пустовать. Если же в нем появились дела, это говорит о вашей плохой организованности. Вы допускаете образование в делах авралов и завалов. Причиной такой картины является, как правило, лень.

Либо вы можете неверно расставлять приоритеты. Конечно, иногда такие ситуации допустимы, но когда такое наблюдается систематически, то просто необходимо поработать над личной самодисциплиной. Во избежание «заселения» пунктиков в квадрант А надо своевременно справляться с задачами, внесенными в остальные поля.

Но небольшой список дел в квадрант А все же можно внести. Это могут быть:

  • вопросы, касающиеся здоровья;
  • дела, невыполнение которых способно спровоцировать появление проблем, ухудшить качество жизни, угрожать благополучию в семье и работе;
  • дела, невыполнение которых значительно осложнит путь к достижению основных целей или приведет к их срыву;
  • выход из различных экстренных и кризисных ситуаций.

Если все же в этом квадранте у вас оказалось много пунктов, то бросьте все силы на их ликвидацию

И не забывайте, что выполнение некоторых пунктов из списка важного и срочного вполне можно переадресовать, перепоручить кому-либо из доверенных лиц, необязательно взваливать целиком груз всех дел только на себя. Такой подход поможет быстрее справиться с наполненностью квадранта А

B (важные, но не срочные задачи)

Наблюдения показывают, что люди, отдающие предпочтение решению задач из квадранта В, становятся наиболее успешными, быстрее поднимаются по карьерной лестнице, наиболее благополучны финансово, не испытывают недостатка во времени и живут гармоничной, полноценной жизнью

Несрочные задачи относятся к категории самых перспективных и приоритетных, и если человек уделяет им свое основное внимание, то все у него складывается как надо

Надо учитывать то, что отсутствие в группе В срочности порой приводит к затягиванию выполнения намеченных пунктов, и они перекочевывают в группу А, где уже потребуют быстрого реагирования. Если же решать важные, но не очень срочные задачи постепенно и регулярно, то процесс этот будет проходить спокойно и эффективно. К выполнению такого рода дел нужно подходить ответственно, а отсутствие срочности дает возможность полностью контролировать ход дела, доводить все детали до идеала, четко продумывать все шаги, тем самым получая в итоге продуктивный результат.

С (срочные, но не важные задачи)

Матрица Эйзенхауэра в первую очередь учит правильно расставлять приоритеты. Это значит, что самым важным в планировании является умение отличать важные дела, ведущие вас к большим целям, от второстепенных. Задачи, которые надо вносить в группу С, не являются важными, по сути своей, это отвлекающие от основных целей дела, они не способствуют продвижению, а, напротив, лишь тормозят процесс развития. Часто они мешают сконцентрироваться на достижении важных целей и тем самым уменьшают эффективность прошедшего времени.

Нельзя путать срочные дела из поля С, которые являются неважными, со срочными делами из поля А, которые как раз крайне важны

Это, как правило, приводит к тому, что по-настоящему важное останется на заднем плане. Ярким примером такой ситуации могут послужить навязанные кем-то извне встречи, в которых для вас нет необходимости, или пустые долгие разговоры, походы на вечеринки и празднования, приглашения на которые поступают от людей, не представляющих для вас интереса, какие-то домашние заботы, поломка бытовой техники и тому подобное

Да, это надо делать срочно, но решение этих задач не является жизненной необходимостью, и их невыполнение не влечет за собой неприятностей.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

  • А квадрант Важные срочные дела;
  • В квадрант Важные несрочные;
  • С квадрант Неважные срочные;
  • D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Как применять метод на практике

Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:

Лучшее время для заполнения – вечер накануне вашего первого (или следующего) организованного дня. Возьмите лист бумаги и ручку. Начертите квадрат и присвойте каждому сектору свой цвет. Это поможет визуально настраиваться на ту или иную категорию дел

К примеру, квадрант A традиционно окрашивают в красный – символ срочности и важности.
Можно создать электронную таблицу в Excel, либо воспользоваться уже готовым шаблоном матрицы Эйзенхауэра, который разработала платформа для онлайн-заметок Evernote. Он очень удобный, таблица уже имеет свои цвета, названия, нумерацию строк

Вам останется только внести свои задачи.
Есть еще один способ, который позволит всегда и везде иметь при себе свою таблицу – скачать мобильное приложение. Для App Store есть Focus Matrix, а для Google Play – My tasks.
На отдельном листе бумаги или отдельной графой в электронном документе выпишите все задачи, которые перед вами стоят на ближайший день и неделю. Когда вы набьете руку в деле планирования, в будущем можно этот список не создавать, а сразу заносить задачи в квадрат.

Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:

Для определения степени важности. Спросите себя: “Находится ли это в приоритете моих главных целей?” Если да, то это важное дело, если нет, то не совсем важное

И задайте себе еще вопрос: “Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню это?”

Для определения срочности. Спросите: “Можно ли отложить это дело до завтра?” Если ответ утвердительный, значит, задача не очень срочная и ее можно отложить. Еще вопрос: “Не изменится ли результат, если я сделаю это позже?”

Резюмируем:

  1. Важная задача – это та, что лежит в основе ваших целей. Ее откладывание влечет за собой негативные последствия.
  2. Срочная задача с течением времени может потерять свою актуальность, а результат может ухудшиться.

Несколько советов по использованию матрицы:

  1. Вычеркивайте дела, которые вы уже выполнили.
  2. Если предпочитаете заполнять квадрат на бумаге, оставляйте свободные места, чтобы иметь возможность что-то дописать при необходимости.
  3. Нереализованные задачи переносите на следующий день, чтобы они не затерялись.
  4. В конце дня доставьте себе удовольствие полюбоваться всеми закрашенными строчками и почувствуйте себя деловым и успешным человеком, который прожил день с пользой.

А знаете ли вы, что есть еще один интересный способ планирования задач, который называется диаграммой Ганта. Для ее построения используются две оси: вертикальная для перечня дел и горизонтальная для указания времени, которое необходимо на выполнение каждой задачи.

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США — Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y — их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности

Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

  • сверху — все срочные дела;
  • справа — все важные дела;
  • снизу — все не срочные дела;
  • слева — все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется «вопрос жизни и смерти».

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит «пихать» в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется «форс-мажор».

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы — от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает», и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа

Если на календаре 20 число — это просто важное дело, а если 24 — уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином — «пожиратели времени».

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении — сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector